Zálohová faktura, nebo faktura? Záleží na plátcovství DPH

Zálohová faktura žádá o platbu předem a sama o sobě není daňovým dokladem. Běžná faktura po dodání zboží nebo služby daňovým dokladem je, pokud ji vystavuje plátce DPH. Neplátce DPH řeší věc jednodušeji, protože daňové doklady nevystavuje. Pro správné vystavování je třeba rozlišit, kdo faktury vystavuje a v jaké fázi obchodu.

Co je zálohová faktura

Zálohová faktura je výzva k platbě před dodáním. Odběratel podle ní zaplatí zálohu a dodavatel se pak může pustit do práce nebo odeslat zboží. Bývá užitečná u zakázek na míru, u nových zákazníků nebo u nákladnějšího materiálu.

V účetnictví se zálohová faktura sama o sobě nezaúčtovává jako tržba. Slouží jako podklad pro platbu. Zaplacená záloha se teprve později zúčtuje s konečnou fakturou.

Co je faktura a daňový doklad

Faktura vystavená po dodání potvrzuje, co a za kolik bylo dodáno. Plátce DPH ji vystavuje jako daňový doklad s náležitostmi stanovenými zákonem. Odběratel plátce na jejím základě uplatňuje nárok na odpočet daně.

Neplátce DPH vystavuje běžnou fakturu bez daně, a protože daňové doklady nevystavuje, jeho povinnosti jsou menší. Pro obě skupiny platí, že faktura musí obsahovat identifikaci stran, popis plnění, částku a datum.

Co se děje po přijetí zálohy u plátce

Plátce DPH má při přijetí zálohy zpravidla povinnost vystavit daňový doklad k přijaté platbě, a to ve lhůtě stanovené zákonem, obvykle do 15 dnů od přijetí. Přijatá záloha totiž zakládá povinnost přiznat daň. Zálohová faktura tuto povinnost nenahrazuje.

Pokud tedy plátce vystaví zálohovou fakturu, odběratel zaplatí a dodavatel nic dalšího nevystaví, nastává chyba. Dodavatel by měl vystavit daňový doklad k platbě, a po dodání pak konečnou fakturu, v níž zálohu odečte. Podrobnosti ověřte u účetního nebo na finanční správě.

Dokument	Neplátce DPH	Plátce DPH
Zálohová faktura	Výzva k platbě, ne doklad	Výzva k platbě, ne daňový doklad
Po přijetí zálohy	Žádný další doklad	Daňový doklad k přijaté platbě
Po dodání	Faktura s odečtem zálohy	Konečná faktura s odečtem zálohy

Vyúčtování zálohy

Konečná faktura uvádí celkovou cenu, zaplacenou zálohu a částku, která ještě zbývá. Pokud byla záloha vyšší než konečná cena, vrací se rozdíl odběrateli. Na faktuře by mělo být zřejmé, k jaké záloze se vztahuje, nejlépe číslem dokladu.

Pokud odběratel zálohu zaplatí a obchod se neuskuteční, vrací dodavatel zálohu a u plátce se opravuje i daňový doklad. Raději o tom informujte odběratele písemně.

Nejčastější chyby

Častou chybou je považovat zálohovou fakturu za konečný doklad. Odběratel neplátce ji může zaúčtovat chybně, protože není nárokem na uznání výdaje, dokud nedojde k dodání. Další chybou je záměna číselných řad, takže zálohové a konečné faktury splývají.

Používejte oddělené číslování zálohových faktur, označte je viditelně slovem zálohová a po platbě vystavte navazující doklad. Přehled vám usnadní program pro fakturaci, který zálohu s konečnou fakturou propojí.

Zdroje

• Finanční správa České republiky
• Ministerstvo financí ČR
• Zákon o dani z přidané hodnoty