5 způsobů, jak hlídat faktury po splatnosti

Neuhrazená faktura nezmizí sama, a čím déle ji necháte ležet, tím hůř se vymáhá. Podnikatelé si často pamatují, komu dluží, ale neví přesně, kdo dluží jim. Pět způsobů, jak hlídat splatnost, se liší pracností a účinkem. Vyberte si ten, který odpovídá počtu faktur a zvykům vašich zákazníků.

Přehled v tabulce

Nejjednodušší způsob je tabulka s fakturami: číslo, odběratel, částka, datum vystavení, splatnost a stav. Řádky po splatnosti si barevně označte. Stačí jedno otevření denně nebo týdně a víte, co se děje.

Hodí se, pokud vystavujete méně než několik desítek faktur měsíčně. Při větším objemu se tabulka stává nepřehlednou a je lepší program. Pro začátek je ale nejlevnější a funguje ihned.

Fakturační program s upomínkami

Fakturační programy dovedou sledovat splatnost za vás. Zákazníkovi odešlou připomínku před termínem i po něm, a vám ukážou přehled pohledávek. Ušetří čas a omezí zapomínání.

Pokud automat používáte, nastavte slušný tón první připomínky. Většina zpoždění vzniká nepozorností, ne zlým úmyslem. Přílišně příkrá zpráva zbytečně poškodí vztah.

Kratší splatnost a zálohy

Nejlépe se pohledávky řeší tak, že vzniknou kratší. Nastavte splatnost na 14 dnů místo 30 nebo požadujte zálohu u nových zákazníků a velkých zakázek. Zákazník, který zaplatí předem, se do prodlení nedostane.

Zkuste to postupně: nejdřív u nových zákazníků, pak u problémových. Stálým zákazníkům změnu oznamte s předstihem, ať ji nevnímají jako nedůvěru.

Osobní kontakt před splatností

Několik dní před splatností napište nebo zavolejte, zda faktura došla a zda je vše v pořádku. Zjistíte, zda nevznikl problém s doručením nebo schválením, a platba pak přijde včas. Takový krátký kontakt funguje lépe než písemné upomínky po termínu.

U velkých zákazníků ověřte, kdo faktury schvaluje a kdy se platí. Často totiž platí jen jednou za týden nebo za měsíc a včasné podání rozhoduje.

Postup při prodlení

Určete si předem pravidla: kdy pošlete první upomínku, kdy druhou a kdy předžalobní výzvu. Zákonný úrok z prodlení stanoví nařízení vlády, a můžete jej uplatnit, pokud jste si ve smlouvě nesjednali jiný. Podrobnosti ověřte u právníka.

Včasná reakce mění výsledek. Dlužník, kterému napíšete druhý den po splatnosti, zaplatí rychleji než ten, kdo se ozve až za měsíc. Jednotlivé kroky si zaznamenejte, hodí se jako důkaz.

Zdroje

• Hospodářská komora České republiky
• Ministerstvo spravedlnosti ČR
• Ministerstvo průmyslu a obchodu ČR