Úklid kanceláře se vyplatí zadat ven, když počítáte skryté náklady

Úklid a údržba nejsou totéž, ale ve firmách se obvykle hodnotí společně. Úklid znamená pravidelné čištění prostor, údržba opravy a technický provoz. Pro malou kancelář je otázkou, zda zaměstnat vlastního člověka, objednat externí službu, nebo obě možnosti zkombinovat. Následující oddíly porovnají tři varianty a ukáží, kde se skrývají náklady, které se v prvním odhadu přehlédnou.

Tři způsoby, jak zajistit úklid

Firma má tři základní možnosti: vlastní zaměstnanec, externí služba, nebo kombinace, kde se běžná údržba řeší doma a velký úklid venku. Každá má jiné vlastnosti.

Možnost	Výhoda	Nevýhoda
Vlastní zaměstnanec	Flexibilita, znalost prostor	Náklady při nemoci a dovolené, vedení člověka
Externí služba	Zástup, vybavení, jasný rozsah	Nutná smlouva a kontrola kvality
Kombinace	Přizpůsobení potřebám	Víc domluvy a koordinace

Z tabulky plyne, že nejlevnější na první pohled nemusí být nejlevnější v součtu. Rozhodují položky, které se objeví až za provozu.

Skryté náklady vlastního úklidu

Vlastní zaměstnanec stojí víc než mzdu. Připočtěte odvody, dovolenou, nemocenskou, školení z bezpečnosti práce, pracovní pomůcky a úklidovou chemii. Když onemocní, musíte najít zástup nebo nechat prostory uklízet někoho jiného.

Do nákladů patří i čas vedoucího, který člověka zadává a kontroluje. Pro malou firmu jde o skrytou položku, protože se neobjeví na žádné faktuře.

Co dostanete u externí služby

Externí dodavatel řeší zástup za nemoc a dovolenou, dodává vybavení a prostředky a odpovídá za provedení v rozsahu smlouvy. Platíte za výsledek, ne za hodiny, které strávila konkrétní osoba.

Na oplátku musíte jasně popsat, co čekáte, a pravidelně kontrolovat, zda se to plní. Bez kontroly kvalita postupně klesá.

Jak sepsat zadání

Dobré zadání obsahuje plochu a typy povrchů, četnost úklidu, rozsah prací (podlahy, sanitární prostory, okna, kuchyňka), speciální požadavky a časové okno. Napište, kdy jsou prostory přístupné a jak se nakládá s klíči.

Zvlášť popište citlivé části, jako je serverovna nebo archiv s dokumenty. Dodavatel má vědět, kam smí a kam ne.

Na co si dát pozor ve smlouvě

Hlídejte výpovědní lhůtu, způsob reklamace, pojištění odpovědnosti za škody a postup při opakovaných výhradách. Ověřte, kdo odpovídá za bezpečnost svých zaměstnanců při práci a za ochranu informací, na které při úklidu mohou narazit.

Cena by měla být jasná a obsahovat, co zahrnuje. Dodatečné poplatky za materiál nebo mimořádný úklid mají být ve smlouvě uvedeny předem.

Kdy nechat úklid doma

U velmi malé kanceláře s nenáročnou údržbou může stačit domluva s brigádníkem nebo rozdělení povinností mezi zaměstnance. Pro několik hodin týdně se uzavírání smlouvy se službou nevyplatí.

Praktická výjimka: pokud potřebujete pravidelné, ale krátké zásahy, domluvte se s dodavatelem na minimálním objemu a upravte smlouvu tak, aby se dala po zkušební době změnit.

Zdroje

• Státní úřad inspekce práce
• Ministerstvo práce a sociálních věcí