Vyplatí se virtuální asistent? Při opakovaných úkolech ano

Virtuální asistent se vyplatí tomu, kdo má hodně opakovaných úkolů a málo času na to, co vydělává peníze. Nevyplatí se tomu, kdo zadává práci nárazově a nikdy ji nepopíše. Rozdíl nedělá obor ani velikost, ale jasnost zadání. Prostor pro úsporu najdete rychle, když si týden zapisujete, co děláte. Pak spočítáte, zda se hodina pomoci vyplatí ve srovnání s hodinou vaší práce.

Co virtuální asistent dělá a co ne

Zpravidla přebírá administrativu: třídí e-maily, domlouvá schůzky, vystavuje faktury podle vašich údajů nebo upravuje texty a podklady. Pracuje na dálku, často na hodiny nebo za dohodnutý balík práce. Odpovídá za dohodnutý výsledek, ne za vaše podnikatelské rozhodnutí.

Nenahrazuje účetní ani právníka. Daně, smlouvy a odborné posudky nechte u odborníků. Asistent může dodat podklady, ale odpovědnost za výstup zůstává vám.

Mnoho lidí si pod tím představí někoho, kdo „prostě vyřeší všechno“. Tak to nefunguje. Asistent potřebuje postup, přístupy a zpětnou vazbu, jinak bude jen draze hádat.

Kdy se vyplatí

Nejlepší je situace, kdy máte stálý tok opakovaných úkolů. Příkladem je odpovídání na stejné dotazy, přepisování poznámek nebo aktualizace seznamu klientů. Takové věci lze popsat v několika bodech.

Vyplatí se také tehdy, když ztrácíte zakázky, protože nestíháte. Hodina, kterou věnujete administrativě, je hodina, kterou nevyfakturujete. Pokud vaše sazba za práci převyšuje cenu pomoci, počet zjevně vychází.

Smysl má i krátkodobé nasazení v náročném období. Například před sezónou nebo při spuštění nové služby. Asistent pak překlene špičku a po jejím skončení spolupráci omezíte.

Kdy se nevyplatí

Nevyplatí se, když nevíte, co chcete předat. Nejasné zadání znamená opravování a vaše hodina se spotřebuje na vysvětlování. V takovém případě nejdřív popište procesy sami.

Nevhodné je to také u práce, která vyžaduje vaši osobní odbornost. Klient často platí právě za vás. Delegovat lze přípravu, ne jádro služby.

Opatrní buďte při úkolech s citlivými údaji. Předání přístupu k bankovnictví nebo k osobním údajům klientů nese riziko. Pokud ho nepodstupujete, zadávejte jen takové práce, které přístup nevyžadují.

Jak si hodnotu spočítat

Týden si zapisujte, co děláte a kolik času to zabere. Úkoly rozdělte na ty, které vyžadují vás, a na ty, které by zvládl jiný. Součet druhé skupiny je vaše teoretická úspora.

Uvažujte ilustraci: pokud administrativě věnujete osm hodin měsíčně a vaše práce má hodnotu 500 Kč za hodinu, jde o 4 000 Kč. Pokud asistent stejnou práci udělá za nižší cenu, vyplatí se to. Rozhodující je ale, zda uvolněný čas skutečně využijete na placenou práci.

Zahrňte i skryté náklady, tedy čas na zaškolení a kontrolu. Na začátku bývají vysoké a postupně klesají. Zpočátku proto počítejte s menší úsporou.

Jak začít bez velkého rizika

Začněte jedním úkolem a krátkou zkouškou. Popište postup, předejte vzor a stanovte termín. Výsledek zkontrolujte a rozhodněte, zda pokračovat.

Domluvte si jasné podmínky: rozsah, cenu, způsob komunikace a mlčenlivost. Dohoda může být jednoduchá, ale měla by být písemná. U osobních údajů klientů myslete na ochranu osobních údajů.

Vyplatí se zavést společný seznam úkolů, ve kterém oba vidíte stav. Zabráníte tak dohadování a opakovaným dotazům. Spolupráci pravidelně vyhodnocujte, třeba po měsíci.

Alternativy, které stojí za porovnání

Někdy stačí automatizace. Šablony odpovědí, plánované odesílání e-mailů nebo propojení nástrojů zvládnou část rutiny bez člověka. Je to levnější, ale vyžaduje počáteční nastavení.

Další možností je sdílený asistent mezi několika živnostníky nebo coworkingová pomoc. Hodí se při malém objemu práce. Zvažte ale důvěrnost informací.

Pokud je objem stabilní a roste, může být lepší zvážit zaměstnance nebo dohodu. Právní rámec zaměstnávání se liší. Před rozhodnutím ověřte povinnosti zaměstnavatele.

Zdroje

• Hospodářská komora České republiky
• Úřad pro ochranu osobních údajů