Nefakturovatelné hodiny snižují skutečnou hodinovou sazbu

Představte si grafičku, která si naplánuje 160 pracovních hodin měsíčně a chce vydělat 40 000 Kč. Dělením vyjde 250 Kč na hodinu, jenže fakturovat může jen část času. Zbytek zabere nabídky, e-maily, účtování a hledání klientů. Pokud to nezapočítá, bude její skutečný výdělek nižší, než čekala. Na jejím příběhu si ukážeme, jak nefakturovatelné hodiny spočítat a co s nimi udělat.

Výchozí situace

Marta pracuje jako samostatná grafička a její měsíc má přibližně 160 hodin. Cíl je 40 000 Kč měsíčně, a to jako zisk po odečtení nákladů. Ceník postavila tak, že 40 000 vydělí 160 a vyjde jí 250 Kč za hodinu.

Po třech měsících zjistí, že zisk se k cíli nepřibližuje. Vede si tedy záznam času a rozdělí hodiny na dvě skupiny. První tvoří práce pro klienty, druhou vše ostatní.

Výsledek ji překvapí. Za měsíc stihne fakturovat jen kolem 100 hodin. Zbývajících 60 hodin odejde na administrativu, komunikaci a hledání zakázek.

Kolik hodina doopravdy stojí

Při 100 fakturovatelných hodinách a ceně 250 Kč vydělá Marta 25 000 Kč místo cílových 40 000 Kč. Chybí jí tedy 15 000 Kč. Příčina není v nízké produktivitě, ale ve špatném základu výpočtu.

Správný postup je dělit cíl fakturovatelnými hodinami. Číslo 40 000 děleno 100 dává 400 Kč za hodinu. To je sazba, kterou musí účtovat, aby cíle dosáhla.

Poměr fakturovatelných hodin k celkovým se někdy nazývá vytížení. Tady je to 62,5 procenta. Hodnota je ilustrační a u každého se liší podle oboru a fáze podnikání.

Kam čas odchází

Marta si zapíše, co dělala v neplacených hodinách. Ukáže se, že největší položkou jsou nabídky, na které klienti nereagují. Další velký díl zabírá e-mailová komunikace nad rámec zakázek.

Zbytek tvoří účetnictví, fakturace, vzdělávání a údržba webu. Tyto práce jsou nutné a nelze je zrušit. Lze je ale zkrátit šablonami a pravidelným rozvrhem.

Zjištění vede k praktickému rozdělení. Část hodin je investice, například nabídky. Část je provoz a část jen ztráta. Každou kategorii řeší jinak.

Co s tím udělat

První možnost je zvýšit sazbu. Při 400 Kč na hodinu by Marta dosáhla cíle bez změny počtu hodin. Zvýšení zavádějte u nových zakázek a u stávajících klientů s předstihem.

Druhou možností je zkrátit neplacený čas. Šablony nabídek a odpovědí jí ušetří třeba deset hodin. Z 60 hodin se stane 50 a fakturovatelných hodin přibude.

Třetí cestou je přejít od hodinové sazby k ceně za výsledek. Pevná cena zohlední i režii a odměňuje rychlost. Vyžaduje ale dobrý odhad pracnosti, jinak vás poškodí.

Na co si dát pozor

Nepočítejte se 100% vytížením. Nikdo nefakturuje všech 160 hodin, a pokud tak plánujete, cíl nedosáhnete. Dovolená, nemoc a výpadky mezi zakázkami také snižují hodiny.

Neodečítejte jen čas. Do sazby patří i náklady, například software, pojištění nebo vybavení. Zisk 40 000 Kč znamená po těchto výdajích, takže sazba musí být vyšší.

Zvažte i daně a odvody. Sazba a zisk nejsou totéž, co čistý příjem, který skončí na účtu. Přesné odvody závisejí na režimu a mění se, ověřte je u účetní.

Jak čas sledovat dlouhodobě

Zapisujte čas aspoň měsíc, i hrubě po půlhodinách. Stačí tabulka se dvěma sloupci, klient a kategorie. Po měsíci uvidíte skutečný poměr.

Poté si poměr kontrolujte čtvrtletně. Pokud se zhorší, hledejte příčinu: příliš mnoho drobných zakázek, nebo naopak jeden náročný klient. Vyvozujte z toho změnu cen nebo nabídky.

Stanovte si cílové vytížení, třeba o něco vyšší než dosud. Postupně zlepšujte procesy, a ne tlak na sebe. Cílem je výdělek, ne maximum odpracovaných hodin.

Časté otázky

Kolik hodin je u živnostníka běžně fakturovatelných?

Žádné univerzální číslo neexistuje. Záleží na oboru, typu zakázek a fázi podnikání. Začínající mívají vytížení nižší, protože hledají klienty. Nejlepší je změřit si vlastní data za několik měsíců.

Mám nefakturovatelné hodiny započítat do ceny?

Ano, nepřímo. Cena za fakturovatelnou hodinu musí pokrýt i čas, který nelze vyúčtovat. Jinak pracujete částečně zdarma. Proto se sazba počítá z fakturovatelných hodin, ne z celkového času.

Jak vysvětlit klientovi vyšší sazbu?

Mluvte o hodnotě a výsledku, ne o vlastních nákladech. Ukažte, co klient dostane, a nabídněte pevnou cenu za jasný rozsah. Klienti reagují lépe na jasnou nabídku než na omluvu za zvýšení.

Zdroje

• Hospodářská komora České republiky
• Ministerstvo průmyslu a obchodu ČR