Jak vystavit dobropis k chybné faktuře krok za krokem?

Poslali jste fakturu, klient ji zaplatil, a pak jste zjistili, že je cena nebo množství špatně. Nejčastěji pomůže dobropis, tedy doklad, kterým fakturovanou částku snížíte. Jak přesně vypadá, záleží na tom, zda jste plátce DPH a o jakou chybu jde. Následující postup vás provede od ověření problému až po zaúčtování a komunikaci s klientem.

Zjistěte, co přesně je špatně

Nejdřív si ověřte, o jaký typ chyby jde. Překlep v adrese se řeší jinak než chybná cena nebo vrácené zboží. U drobných formálních vad stačí někdy opravný doklad, u částky většinou potřebujete dobropis.

Porovnejte fakturu s objednávkou nebo smlouvou. Zjistěte, zda klient fakturu již zaplatil, protože od toho se odvíjí další kroky. Pokud zaplatil víc, než měl, vznikne přeplatek.

Poznamenejte si číslo původní faktury, datum vystavení a důvod opravy. Tyto údaje později uvedete na novém dokladu. Bez nich by vás účetní nemohla správně spárovat.

Zvolte správný typ dokladu

Dobropis je doklad, který snižuje původní fakturu. Používá se, když byla částka vyšší, než měla být, nebo když se část plnění vrací. Pokud byla částka naopak nižší, vystavuje se doplňkový doklad.

Plátce DPH má povinnost řídit se pravidly pro opravu základu daně a daň na výstupu. Neplátce takové povinnosti nemá, ale doklad musí jasně ukazovat, k čemu se vztahuje. Konkrétní náležitosti se mění, a proto je ověřte u účetní nebo na stránkách finanční správy.

Pokud je faktura zcela chybná, někdy se zruší a vystaví se nová. Tento postup je vhodný, jen když ještě nebyla zaúčtována a odeslána. Jakmile je doklad v účetnictví klienta, bývá čistší dobropis.

Vyplňte doklad

Na dobropisu uveďte svoje i klientovy identifikační údaje a datum vystavení. Přiřaďte vlastní číselnou řadu a přidejte odkaz na původní fakturu. Nejlépe fungují slova typu „Dobropis k faktuře číslo“.

Částku uveďte se znaménkem minus nebo jako snížení, podle toho, jak to umí váš nástroj. Přidejte stručné vysvětlení, třeba „oprava ceny dle objednávky“. Klient pak nemusí hádat, proč mu doklad přišel.

Zkontrolujte, zda součty a případná daň sedí. U plátce se vyplatí zkontrolovat zdanitelné plnění a datum uskutečnění. Chyba na dobropisu je totiž stejně nepříjemná jako chyba na faktuře.

Odešlete a vyřešte peníze

Dobropis pošlete stejnou cestou jako fakturu a s krátkým průvodním textem. Omluvte se věcně, vysvětlete, co se změnilo, a uveďte, jak se vyrovná platba. Klient oceňuje jasnost víc než dlouhé omlouvání.

Pokud klient již zaplatil víc, než měl, vraťte rozdíl na jeho účet, nebo se dohodněte na započtení proti budoucí zakázce. Dohodu napište do e-mailu. Bez ní se snadno ztratí, který doklad se s kterým párovat.

Pokud klient dosud nezaplatil, požádejte ho, aby uhradil jen sníženou částku. Upravte i splatnost, pokud se ohledně ní domluvíte jinak. Po zaplacení doklady spárujte.

Zaúčtování a archivace

Dobropis zařaďte do evidence ve stejném období, kdy jste jej vystavili, pokud účetní neurčí jinak. V peněžním deníku se projeví jako snížení příjmu nebo jako vrácená platba. Rozhodující je, kdy se peníze skutečně pohnuly.

Uložte původní fakturu spolu s dobropisem na jedno místo. Při kontrole pak ukážete celý příběh jedním pohledem. Doklady uchovávejte po dobu, kterou vyžadují předpisy, a tu si ověřte u své účetní.

Pokud děláte účetnictví sami, ověřte si tento postup před prvním dobropisem. Stačí jedna konzultace, abyste neopakovali stejnou chybu. U plátců DPH hlídejte, kdy se oprava promítne do přiznání.

Jak chybám předejít

Většina oprav vzniká z rychlosti. Faktury psané večer po dlouhém dni mívají překlepy v částce nebo v adrese. Zkontrolujte je následující ráno před odesláním.

Používejte šablonu s předvyplněnými údaji klienta. Cena by měla přijít z potvrzené nabídky, ne z paměti. Rozdíl mezi nabídkou a fakturou pak odhalíte hned.

Ke každé zakázce si veďte krátký záznam o změnách. Když se rozsah změní v průběhu, napište klientovi potvrzení. Faktura pak odpovídá tomu, na čem jste se dohodli.

Můj tip: Doporučila bych vést si samostatnou řadu dobropisů a každý označit číslem původní faktury. Při pozdější kontrole ušetříte hodiny hledání, protože oprava vždy ukáže na svůj původní doklad.

Zdroje

• Finanční správa České republiky
• Ministerstvo financí ČR