5 chyb v komunikaci se zákazníky, které vás stojí důvěru

Budujete značku, ladíte marketing, investujete do reklamy. A pak vám jeden špatně skloňovaný e-mail shodí důvěryhodnost na úroveň podvodného spamu z Nigérie. Tady je pět chyb, které děláte možná i vy – a jak se jich zbavit.

Většina podnikatelů věnuje hodiny času předmětu e-mailu, designu newsletteru nebo copywritingu na webu. Ale pak pošlou zákazníkovi zprávu, která začíná „Dobrý den, Jana" místo „Dobrý den, Jano" – a všechna ta práce je v háji.

Nejde o maličkosti. Jde o signály, které zákazníkovi říkají: „Jsme profesionálové, záleží nám na vás" – nebo naopak „Jsme laciná firma, která to fláká." Pojďme si projít pět nejčastějších přešlapů.

1. Oslovujete zákazníky v prvním pádě

„Dobrý den, Petra Svobodová" zní jako výpis z databáze. „Dobrý den, paní Svobodová" zní jako zpráva od člověka. Rozdíl? Pár písmen a správný pád.

Čeština má sedm pádů a správné oslovení vyžaduje ten pátý. Jenže když posíláte stovky e-mailů měsíčně, ruční skloňování není reálné. A tabulky v Excelu vás daleko nedovedou – co s cizími jmény, nepřechýlenými ženskými příjmeními nebo akademickými tituly?

Právě tenhle problém řeší sklonovani-jmen.cz – služba, která automaticky převede jakékoli jméno do správného tvaru. Nejde o primitivní doplňování koncovek podle seznamu. Systém využívá pokročilou lingvistickou analýzu a zvládne i jména, která v Česku má jediný člověk. Podle měření provozovatele dosahuje více než 100× nižší chybovosti oproti konkurenčním řešením.

Co všechno umí?

• Zpracuje celá jména včetně titulů (a nezamotá se do nich)
• Zvládne nepřechýlená ženská příjmení (Kristýna Novak → Kristýně Novak)
• Poradí si s cizími a neobvyklými jmény
• Vrátí nejen oslovení, ale všechny pády i přivlastňovací tvary
• Nezamotá se, když mu pošlete název firmy místo jména
• Neukládá osobní údaje – důležité pro GDPR

Integrace je jednoduchá: API napojíte na svůj CRM nebo e-mailingový nástroj během pár hodin. A pokud si chcete službu nejdřív vyzkoušet, k dispozici je i bezplatný tarif.

2. Píšete název firmy zákazníka s chybou

Nic neříká „jste pro mě jen číslo" hlasitěji než e-mail, kde je název firmy příjemce překlepnutý. KPMG není „KPGM". Škoda Auto není „Škoda auto". A „Coca cola" místo „Coca-Cola" prozrazuje, že jste si nedali práci ani s Google vyhledáváním.

Řešení: Před odesláním důležité komunikace si ověřte oficiální název v obchodním rejstříku nebo na webu firmy. Mimochodem – i tady pomůže sklonovani-jmen.cz: systém rozpozná, když mu místo osobního jména pošlete název firmy, a nezačne ho nesmyslně ohýbat.

3. Střídáte tykání a vykání v jedné zprávě

„Dobrý den, posíláme ti nabídku, kterou jsme pro Vás připravili." Přečtěte si to nahlas. Bolí to, že?

Nekonzistentní tón je překvapivě častý – zejména u firem, kde e-maily skládá víc lidí nebo se kombinují šablony z různých období. Zákazník si toho možná vědomě nevšimne, ale podvědomě cítí, že něco nesedí.

Řešení: Stanovte si firemní pravidlo – tykáte, nebo vykáte? A držte se ho. Mějte jednoho člověka, který všechny šablony prochází a sjednocuje.

4. Házíte tituly, kde nemáte

Oslovit právníka „pane doktore", když má titul Mgr., je trapas. Napsat „Ing. MUDr. Jan Novák", když dotyčný má jen jedno z toho, je ještě horší. A vynechat titul u někoho, pro koho je důležitý, může shodit celý obchod.

Řešení: Ověřujte tituly ve veřejných zdrojích. A pokud používáte automatizované oslovování, ujistěte se, že váš nástroj s tituly umí pracovat – sklonovani-jmen.cz je zpracovává správně a pozná, který titul patří před jméno a který za něj.

5. Zapomínáte vyměnit jméno z předchozího e-mailu

Klasika: zkopírujete e-mail pro jednoho klienta, upravíte nabídku, odešlete – a až po odeslání si všimnete, že v textu stojí „jak jsme diskutovali s panem Dvořákem", přestože píšete panu Horáčkovi.

Tohle není jen trapas. Je to signál, že zákazník pro vás není důležitý.

Řešení: Používejte šablony s proměnnými místo copy-paste. Moderní e-mailingové nástroje napojené na API pro skloňování jmen tohle vyřeší automaticky – a vy se můžete soustředit na obsah místo na kontrolu každého oslovení.

Proč na tom záleží?

Všech pět chyb má něco společného: signalizují nedbalost. A v byznysu, kde se rozhodujete mezi dvěma podobnými dodavateli, vyhrává ten, kdo působí profesionálněji.

Dobrá zpráva? Všechny se dají eliminovat. U skloňování jmen to dnes zvládne technologie – stačí ji jednou nastavit a máte vystaráno.

Protože první dojem děláte jen jednou. A často ho děláte e-mailem.

→ Vyzkoušejte sklonovani-jmen.cz – službu, které důvěřují české e-shopy, banky i marketingové agentury. Začít můžete zdarma.